La metodología Scrum garantiza que la empresa se centra en lo más importante en cada momento y con la mayor rapidez.
A la hora de poner en marcha un proyecto, toda organización, en nuestro caso cualquier centro sanitario, debe asegurar que el equipo implicado conoce sus tareas y plazos de tiempo de entrega. Scrum es un marco de trabajo que nos ayuda a conseguirlo y que, al mismo tiempo, agilizar la entrega de valor al cliente.
¿Qué es SCRUM?
Scrum es un marco o proceso que permite el trabajo colaborativo, de manera regular, entre equipos. En dicho proceso, se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar de forma conjunta y en equipo, con el objetivo de lograr el mejor resultado posible de un proyecto.
«Scrum, en la práctica, anima a los equipos a aprender a través de las experiencias, a autoorganizarse mientras aborda un problema y a reflexionar sobre sus victorias y derrotas para mejorar continuamente.»
Lo bueno de esta metodología es que, si bien lo han usado siempre y con mayor frecuencia los equipos de desarrollo de software, sus principios y lecciones se pueden aplicar a todo tipo de trabajo en equipo. Esta es una de las razones por las que es tan popular, y el motivo de por qué se está haciendo un hueco importante en el ámbito sanitario.
¿En qué consiste realmente Scrum?
Aunque se considera a menudo un marco de gestión de proyectos ágil, Scrum incluye un conjunto de reuniones, herramientas y funciones que, de forma coordinada, ayudan a los equipos a estructurar y gestionar su trabajo.
Con esta herramienta, se realizan entregas parciales y regulares del producto final, priorizadas por el beneficio que aportan al receptor del proyecto. Por ello, Scrum está especialmente indicado para proyectos en entornos complejos, donde se necesita obtener resultados pronto, donde los requisitos son cambiantes o poco definidos, donde la innovación, la competitividad, la flexibilidad y la productividad son fundamentales. Es el caso de la industria sanitario y el funcionamiento de los hospitales.
Así, ¿en qué se basa el marco de trabajo Scrum?
Al estar enmarcada dentro de las metodologías agile, Scrum se basa en aspectos como:
- La flexibilidad en la adopción de cambios y nuevos requisitos durante un proyecto complejo.
- El factor humano.
- La colaboración e interacción con el cliente.
- El desarrollo iteractivo como forma de asegurar buenos resultados.
¿Cuáles son los fundamentos de Scrum?
Scrum se basa en:
- El desarrollo incremental de los requisitos del proyecto en bloques temporales cortos y fijos (iteraciones de un mes natural y hasta de dos semanas si es preciso).
- Priorizar los requisitos por valor para el cliente y coste de desarrollo en cada iteración.
- El control empírico del proyecto. El equipo se sincroniza a diario y realiza las adaptaciones pertinentes.
- La potenciación del equipo, que se compromete a entregar unos requisitos y para ello se le otorga la autoridad necesaria para organizar su trabajo.
- Sistematizar la colaboración y la comunicación tanto entre el equipo y como con el cliente.
- El timeboxing de las actividades del proyecto, para ayudar a la toma de decisiones y conseguir resultados.
¿Cuáles son los beneficios de Scrum?
Los beneficios de Scrum son amplios y repercuten en el equipo, en los Stakeholders y en la organización en su conjunto.
De entrada, se fomenta el trabajo en equipo, focalizando todos los esfuerzos en alcanzar un objetivo común. Los grupos de interés tienen un mayor control y transparencia sobre el proyecto, permitiendo una mejor organización. Y el cliente puede hacer seguimiento más cercano de lo que pasa, sin tener que esperar a un resultado final que no le convenza.
Además, permite reducir el tiempo de desarrollo de productos, más capacidad de adaptación y flexibilidad frente a un entorno y unos requisitos cambiantes aumentando el valor que se aporta a los clientes. Sin olvidarnos de otros beneficios como:
- Entrega mensual (o quincenal) de resultados
- Gestión regular de las expectativas del cliente basada en resultados tangibles
- Resultados anticipados
- Flexibilidad y adaptación respecto a las necesidades del cliente, cambios en el mercado, etc
- Gestión sistemática del Retorno de Inversión (ROI)
- Mitigación sistemática de los riesgos del proyecto
- Productividad y calidad
- Alineamiento entre el cliente y el equipo de desarrollo
- Equipo motivado
Los roles en los equipos SCRUM
Con Scrum, el equipo tiene la mente en entregar valor y ofrecer resultados de calidad que permitan cumplir los objetivos de negocio del cliente.
Para ello, los equipos de Scrum son auto-organizados y multifuncionales, o lo que es lo mismo: cada uno es responsable de unas tareas determinadas y de terminarlas en los tiempos acordados. De esta manera, hay 3 roles cruciales en un equipo de trabajo Scrum.
- Product owner: Es el responsable de maximizar el valor del trabajo. El Product Owner es el único perfil que habla constantemente con el cliente, lo que le obliga a tener muchos conocimientos sobre el negocio.
- Scrum Master: Es el responsable de que las técnicas Scrum sean comprendidas y aplicadas en la organización. Es el líder y manager de Scrum.
- Equipo de desarrollo: Los encargados de realizar las tareas priorizadas por el Product Owner.
Aplicando la metodología SCRUM al sector hospitalario
La pregunta del millón es: ¿se puede aplicar SCRUM a la sanidad? La respuesta es clara y simple: SÍ. No solo se puede, sino que se debe.
Veamos el porqué de forma sencilla. De todos es sabido que el sistema sanitario público español, al igual que el británico, entre otros, tiene un grave problema de sostenibilidad a medio y largo plazo. Si observamos la pirámide de población española y su evolución prevista para 2030 y 2050, con la baja natalidad y el aumento de la esperanza de vida, el gasto sanitario que se concentra más y más a partir de los 65 años, nos damos cuenta de que se necesita un nuevo paradigma que debe incluir métodos diferentes y modernos como Scrum. ¿Para qué? Para aprovechar las oportunidades de la sanidad digital, como parte de la solución, junto a una decidida actuación de las administraciones públicas que salve nuestro sistema sanitario.
Además, Scrum también permite mejorar los sistemas de Tecnología de la Información (TI), proporcionando servicios más rápidos y eficientes sin comprometer la calidad; y ofrece atención inmediata en la urgencia, el diagnóstico, el tratamiento y la recuperación de los pacientes.
Así, y como norma general, en algunas clínicas ágiles, las interacciones son valoradas más que los procesos, usando en tiempo real la retroalimentación como una oportunidad para aprender, mejorar y brindar bienestar y salud a la medida de cada paciente y/o personal sanitario.
Las herramientas LEAN
Por otro lado, también encontramos la aplicación de herramientas LEAN como forma de trabajar similar a SCRUM. Esto se basa en la filosofía o metodología que busca reducir los tiempos de espera del proceso total de los servicios sanitarios de atención al paciente, considerando como tal el tiempo que transcurre desde que el paciente acude al centro hasta que finaliza su proceso de atención.
Para la consecución de esos objetivos, primero necesitamos capacitar a los equipos en las bases y herramientas del Sistema de Gestión Lean Healthcare. Una vez formados, se aplicarán al día a día de los equipos, para generar nuevas rutinas.
Como caso de éxito de Lean aplicado al entorno sanitario está el del Sts. Mary and Elizabeth Medical Center. Este centro es un referente en la aplicación de herramientas Lean como la revision sistemática, estandarización y simplificación de los procesos, a lo que denominan breakthrough rapid improvement event.
Casos prácticos SCRUM en el ámbito sanitario
Es hora de ver, a nivel práctico, qué metodología Scrum se usa en la actualidad en el sistema sanitario.
Por ejemplo, Futurs, la división tecnológica del grupo sanitario Ribera Salud, anunció este año la renovación por dos años de su certificación Scrum Level, con la que cuenta desde 2019 y que lo hace con un mayor nivel de adaptación de su práctica a esta metodología, lo que acredita que su departamento de desarrollo de software está alineado plenamente con su filosofía.
Este es un equipo en el que la mayoría de los profesionales que lo conforman están certificados como Scrum Master, gracias al plan de formación interna que la citada compañía ofrece a sus empleados para mejorar sus capacidades y avanzar en su desarrollo profesional.
Por otro lado, hay diferentes clínicas innovadoras que ya han empezado a usar metodologías ágiles para salvar la vida de sus pacientes de una manera más estratégica. Es el caso de la clínica de salud mental, Monash Health, en Melbourne (Australia), donde desde 2017, los médicos adoptaron prácticas ágiles para enfrentar enfermedades complejas. Melissa Casey, directora de psicología de dicha clínica, indicó además que desde que adoptaron prácticas ágiles, se dio una mejora del 46 por ciento en las medidas de atención y en la satisfacción laboral.