En los últimos años, organizaciones del sector sanitario a nivel global han apostado por aplicar las herramientas de la metodología Lean Management con el objetivo de mejorar los procesos sanitarios y los resultados de su funcionamiento diario , tanto en términos de sanidad como de optimización de los recursos y de la capacidad disponibles a partir de la reducción y eliminación de despilfarros. En este post, queremos explicaros en qué consiste el Lean Healthcare, cuáles son sus objetivos y beneficios y cómo se aplica al sistema sanitario.
¿Qué es el método LEAN?
El método Lean consiste en la búsqueda de una mejora de forma continua en los procesos para conseguir la mejor calidad reduciendo al mínimo el coste, siendo el paciente el eje desde donde gira todo lo demás.
Esta metodología combina mejoras de implementación rápida con la búsqueda de una transformación de la cultura organizativa basada en el respeto por el lugar de trabajo y las personas, con la finalidad última de disponer de un conjunto de prácticas y de un sistema de gestión con la calidad y seguridad como prioridad. Es decir: hacer más con menos.
«Lean es una filosofía centrada en cumplir satisfactoriamente las necesidades del cliente, utilizando todos los recursos de producción disponibles con un mínimo de desperdicios, con la mayor calidad y al menor costo.»
En el ámbito sanitario específicamente, hablamos de un sistema de mejora de los procesos organizativos, tanto asistenciales como no asistenciales, que incorpora cambios en la organización del trabajo y en la gestión de materiales para conseguir mejoras en distintos ámbitos como son la calidad asistencial, la seguridad del paciente y del profesional o la reducción de tiempos de los procesos.
¿Dónde está el origen del método LEAN?
El término Lean Manufacturing fue acuñado en 1990, por los autores del libro “La Máquina que cambio el mundo”. Sin embargo, su origen está en los años 50 en Japón, en la filosofía aplicada al proceso de producción desarrollada por Toyota. ¿En qué se basa esta filosofía? En ser eficaz, eficiente y flexible para adaptarse a las cambiantes necesidades del entorno y a la incertidumbre desde una perspectiva de la minimización de daños.
¿Cómo lograr esto?
Con la participación de todos los integrantes de un equipo para mejorar rápidamente los procesos de producción, eliminando redundancias y actividades que no generan valor añadido. La orientación a la acción también es clave, así como la implicación de todo el equipo.
Por tanto, desde el primer momento la metodología LEAN se basa en un sistema de optimización de procesos, centrado en orientar los procesos a la creación de valor y la eliminación del despilfarro, para conseguir procesos fluidos.
¿Qué objetivo persigue el método LEAN en los hospitales?
Los centros sanitarios son organizaciones complejas que generan muchas ineficiencias debido a procesos innecesarios, desorden en el lugar de trabajo, falta de disponibilidad de material o equipos cuando son requeridos, estrés del personal, falta de comunicación entre las diferentes áreas o diferentes profesionales, etc.
El objetivo último de Lean es desarrollar una estrategia de trabajo en equipo para solucionar los problemas y una cultura de mejora continua. En este sentido, la metodología Lean propone una nueva forma de gestionar los procesos para poner el foco en la eficiencia operativa (aumentar la calidad, disminuir los tiempos y reducir costos), para cumplir más y mejor con quienes forman parte de los servicios y con las expectativas de los usuarios del sistema de salud.
Aplicada a un hospital o un centro de salud, esta forma de organización y gestión busca reducir el desperdicio de talento, los tiempos de espera, el exceso de procedimientos y la burocracia, optimizar el inventario, el transporte de materiales y la movilidad de los profesionales por los centros sanitarios, acabar con la sobreabundancia de pruebas diagnósticas, intervenciones quirúrgicas y visitas y eliminar los errores diagnósticos. El objetivo es poder atender al máximo número de pacientes con un coste óptimo.
Beneficios de aplicar sistema Lean
Como decíamos, el origen de esta metodología se remonta a la empresa Toyota durante el periodo de la II Guerra Mundial. Sin embargo, ha sido en la última década en España, y desde el nuevo milenio en el resto del mundo, cuando se ha aplicado al sector sanitario.
Particularmente en la sanidad es muy beneficioso, ya que al tratarse de un sector complejo, en el que los circuitos se cruzan y actúan muchos personajes, es muy efectivo en la consecución del orden y la eficiencia. Por tanto, los principales beneficios de aplicar Lean en el sector de la salud son:
- Mejorar la calidad de la atención médica prestada y la satisfacción del paciente, ya que es un sistema de gestión que pone al paciente en el centro y facilita la transformación del “patient journey”, desde la admisión hasta el alta. Se persigue el error “0” y la excelencia en el servicio al paciente, reduciendo el tiempo de admisión/citación, las visitas y consultas, el tiempo medio de estancia, etc.
- Aumenta la satisfacción del personal sanitario, ya que simplifica procesos y elimina excesos, y reduce la carga de trabajo.
- Asegura la sostenibilidad de las mejoras a conseguir con equipos autónomos en el mantenimiento y mejora del mismo.
«El método LEAN reduce las esperas, las listas de espera y los inventarios, y aumenta la satisfacción de pacientes y personal sanitario y la capacidad de los servicios de atención.»
Principios Lean Management aplicados al sector hospitalario
Aplicados a los hospitales y centros sanitarios en general, el Lean Hospital Management hace referencia al desarrollo y mejora de los procesos hospitalarios, y sus principios más destacados se pueden resumirse en:
- Identificar el valor añadido por pacientes y por colectivos. Los hospitales tratan con pacientes, y es en ellos donde deben poner el foco, pero también con los familiares de éstos y el personal sanitario. Cada uno de ellos tendrá un punto de vista distinto con respecto al valor añadido que desea recibir. Por ejemplo, podemos prestar especial atención a la información que nos proporcionan a través de encuestas, quejas, sugerencias, reclamaciones, entrevistas personales, información que se recoge en el trato diario con el paciente, etc. y ofrecer así un servicio asistencial que aporte un valor real.
- Entender el mapa de la cadena de valor. Lograr identificar problemas e ineficiencias en la transmisión de valor para poder detectar las oportunidades de mejora y sentar las bases para la optimización y la implantación de esta metodología.
- Eliminar despilfarros y gastos superfluos. Para ello, hay que valorar cada uno de los departamentos del hospital como un conjunto y no actuar de forma individual.
- Simplificar las tareas de los profesionales: Además de los gastos evitables, nos podemos apoyar en el Lean Management para decir adiós a una burocracia excesiva y con procesos farragosos que roban tiempo y recursos.
- Mejora continua. Lograr a diario la máxima optimización en las operaciones del hospital e impulsar la mejora constante de todo el centro. Este proceso es una de las piezas angulares del sistema Lean y se le conoce bajo el nombre de Kaizen, que en japonés significa “mejora continua”. La idea: una pequeña mejora, creativa, de bajo coste, bajo riesgo y fácil implantación para funcionar mejor día a día.
- Implicación de todo el personal: Las personas de una organización son el centro y el punto crucial del método Lean Healthcare, ya que son los responsables de detectar las áreas de mejora en las que aportar valor y encontrar las soluciones.
El método LEAN en el sector salud
El concepto de Lean Healthcare ha empezado a resonar con mucha fuerza como tendencia en los últimos años tras el impacto de la crisis del Covid-19 en las instituciones sanitarias.
El endeudamiento del sistema, la incertidumbre socio-económica, la necesidad de racionalizar los gastos y labores asistenciales y la sostenibilidad son apuestas a corto y largo plazo.
La pregunta obligada es: ¿puede ser el Lean Healthcare una buena estrategia para encarar los tiempos que vienen?
Y la respuesta no es otra que SÍ, en mayúsculas.
Por ejemplo, en España el Lean Healthcare ya se conoce y se ha desarrollado en entidades pioneras en la implementación del método como la Fundación Hospital Calahorra, el Consorci Sanitari Integral en Hospitalet de Llobregat y el Hospital de L’Aliança en Barcelona.
Otro centro en el que va viento en popa este sistema es el Hospital Universitari de Bellvitge, cuyo objetivo es implantar la metodología Lean en su Dirección General y todos los departamentos del centro. Ellos siguen un cuadro de mando bajo la guía del plan estratégico con indicadores de los objetivos, planteando primero líneas estratégicas, después objetivos estratégicos y por último indicadores, para saber si se han cumplido, o no los objetivos.
Todos concluyen en la misma conclusión: la aplicación de Lean Healthcare es viable porque es económica y porque ofrece resultados reales en poco tiempo. Contando con el mejor equipamiento hospitalario y el personal adecuado, no es necesaria una inversión económica importante, si no tan “solo” un cambio de mentalidad y un compromiso común y continuo.